مدیریت صورتجلسهها
هر سوپروایزر باید بتواند برای حوزه کاری خود، صورتجلسههای مرتبط با مدیریت استثنائات را در قالب از پیش تعریفشده ثبت کند. این صورتجلسهها شامل وضعیت ابتدایی مرسوله، وضعیت کنونی مرسوله، تصمیمات و راهکار اتخاذشده هستند. ثبت این مستندات به شفافیت تصمیمات، رهگیری بهتر اقدامات در مدیریت عملیات کمک میکند.
مسیر دسترسی در سامانه
برای مدیریت صورتجلسهها، پس از ورود به سامانه، از منوی صورتجلسه وارد بخش مدیریت صورتجلسهها شوید. در این صفحه، فهرست تمامی صورتجلسات ثبت شده در سامانه نمایش داده میشود و امکان مشاهده صورتجلسات قبلی و ایجاد صورتجلسه جدید وجود دارد.
افزودن صورتجلسه
برای ثبت صورت جلسه باید ۳ بخش اطلاعات پایه، اطلاعات آسیب و امضاکنندگان را وارد نمایید.
در قسمت اطلاعات پایه باید نوع بسته، نوع بستهبندی، ضربهگیر، آکبند/مستعمل، شماره بارکد، شماره بارکد سیستمی، گره مربوطه وارد شود. در صورتی که بخواهیم این صورت جلسه را به صورت جلسه هایی که از قبل ذخیره شده لینک کنیم میتوانیم از لیست صورتجلسات یکی را انتخاب کنیم و فیلدها با اطلاعات آن پر میشود. همچنین میتوان به یک یا چند استثنا این صورتجلسه را مربوط کرد.
انتخاب استثناهای سامانه:
در قسمت اطلاعات آسیب باید نوع خسارت، وزن زمان تخلیه، تعداد محتوا، محل گزارش، دلیل خسارت، اینکه آیا به بسته بندی یا محتوا خسارت وارد شده؟ آیا محتوا گمشده؟ و لیست خسارات را وارد نمایید.
در قسمت امضاکنندگان نیز باید امضاکنندگان این صورت جلسه مشخص شوند. امکان وارد کردن یک یا بیشتر امضاکننده به هر صورتجلسه وجود دارد. برای این کار باید روی دکمه انتخاب کاربر کلیک شود، سپس از لیست کاربران نمایش داده شده یکی از کاربران انتخاب شود تا با کلیک روی دکمه انتخاب، نام و سمت آن در فیلدهای مربوطه پر شوند. همچنین امکان حذف یک سطر از امضاکنندگان نیز وجود دارد.
لیست کاربران برای انتخاب امضاکننده:
پس از کلیک روی دکمه ذخیره، صورتجلسه ثبت میشود و در لیست صورتجلسات نمایش داده میشود.
مشاهده صورتجلسه
با کلیک روی دکمه مشاهده در ستون عملیات، امکان مشاهده صورتجلسه ثبت شده قبلی وجود دارد اما امکان تغییر آن وجود ندارد. برای اینکار باید صورت جلسه جدیدی ثبت نمود و لینک به آن صورتجلسه شود و تغییر مدنظر داده شود و ذخیره شود، با این کار یک صورتجلسه جدید صادر میشود.
اعمال فیلتر
برای فیلتر کردن لیست صورتجلسات و نمایش هدفمندتر آنها با کلیک روی دکمه اعمال فیلتر و پر کردن اطلاعات مربوطه دادهها دقیقتر و مطابق نیاز نمایش داده میشوند.
نکات مهم
پس از ثبت صورتجلسه، وضعیت آن در انتظار ثبت میشود تا زمانی که کاربر در بخش صورتجلسه های امضاشده وضعیت آن را تغییر دهد.
No Comments